Artikel Formulir

BAB 3

FORMULIR

Difinisi formulir

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi, yang berupa secarik yang akan diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga.

Formulir elektronik

            Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan di olah dalam pengelolaan data elektronik memiliki berbagai mamfaat sebai berikut ini:

1.      Tidak pernah kehabisan formulir

2.      Tidak pernah ketinggalan jaman

3.      Ketidak efesienan formulir dapat dihindari

4.      Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah

5.      Kecepatan pengisian formulir

6.      Penangkapan data dilakukan sekali

7.      Tidak ada data yang mengembang

8.      Kemudahan dalam pengelolaan formulir

Mamfaat formulir

            Dalam prusahaan formulir bermamfaat untuk:

a.       Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis prusahaan

b.      Merekam data tansaksi prusahaan

c.       Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

d.      Menyampaikan informasi fokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain.

Golongan formulir menurut sumbernya

a.       Formulir yang dibuat dan di simpan dalam prusahaan

Di gunakan secara intern, dan kemudian di simpan di dalam prusahaan. Contoh formulir ini adalah: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

b.      Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar prusahaan

Formulir ini di buat dalam prusahaan, digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar prusahaan. Contoh furmulir ini adalah: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surant permintaan penawaran harga, bukti kas keluar, dan surat order penjualan.

c.       Formulir yang diterima dari pihak luar prusahaan

Formulir ini diterima dari luar prusahaan sebagai akibat transaksi bisnis antara prusahaan dengan pihak luar tersebut. Contoh formulir ini adalah: faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang yang diterima dari kredit, dan rekening Koran bang (bank statement)

Golongan formulir menurut tujuan penggunaannya

            Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya:

a.       Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan

Formulir ini digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembian melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persedian barang di bagian gudang. Contoh yang termasuk formulir dalam golangan ini adalah:

v  formulir Surat pembelian barang

v  Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (meterials requisition)

v  Surat permintaan penawaran harga (price quotation)

v  Memo kredit dan memo debit (debit or kredit memos)

b.      Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan

Formulir ini digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat barang yang diterima oleh pemasok. Contoh yang termasuk formulir dalam golongan ini adalah:

v  Laporan penerimaan baran

v  Faktur penjualan

v  Faktur pembelain

v  Kartu jam kerja

v  Surat muat (bill of lading)

v  Pernyataan piutang (account reveivable statement)

Prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir

            Hanya dengan satu kali pekerjaan klerikal formulir surat order penjualan memenuhi berbagai fungsi sekaligus.

            Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:

1.      Pemanfaatan tembusan atau copy formulir

2.      Hindari duplikasi dalam pengumpulan data

3.      Rancangan formulir sederhana dan seringkas mungkin

4.      Masukkanlah unsure internal check dalam merancang formulir

5.      Cantumkan nama dan alamat prusahaan dalam formulir

6.      Beri nomor untuk identipikasi formulir

7.      Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identipikasi

8.      Cantumkan nomor garis dibagian sebelah kiri dan kanan formulir

9.      Cetaklah garis pada formulir

10.  Cantumkan nomor urut prncetakan

11.  Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan jawaban YA  atau TIDAK

12.  Susunlan formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai

13.  Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blog-blog daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.

Kapan formilir diperlukan

            Ada 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir:

a.       Jika suatu kejadian harus dicatat.

b.      Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali.

c.       Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama.

d.      Jika dibutuhan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi.