komunikasi bisnis

MAKALAH

DASAR-DASAR KOMUNIKASI BISNIS

DOSEN     : Retno Ayu Dewi N, SE.,MM

Disusun oleh  

Moh.Sadam Husen         : 2013110046

Rizam                             : 2013110061

Kasino                            : 2013110030

Hamzan Wadi                 : 2013110023

Tania                               : 2013110068

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS TRIBHUWANA TUNGGA DEWI

MALANG

2014

KATA PENGANTAR

       Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT,atas berkat,rahmat dan ridhonya sehingga kami dapat menyelesikan makalah ini. Adapun maksud penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dari mata kuliah ibu “Retno Ayu Dewi N, SE.,MM.

      Dalam makalah ini, kami menyadari bahwa hasil yang dicapai mansih jauh dari sempurna, terdapat banyak kekurangan, baik dari segi penyajian meteri maupun tata bahasa penulisan. Oleh karna itu kami sangat berterima kasih atas keritik dan saran yang bersifat membangun dalam perbaikan serta koreksi bagi kita semua.

      Akhir kata dari kami, persembahkan makalah ini agar dapat bermamfaat bagi kita semua yang membacnya. Aminnn

                                                                                                           

                                                                                                            Malang, 22 Sabtu  2014

                                                                                                                        Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang

Seperti yang kita ketahui bersama jika komunikasi merupakan elemen terpenting yang diberikan tuhan kepada manusia, karena dengan komunikasi kita menjadi mahluk hidup bukan benda lagi, komunikasi bisa menghidupkan nyawa sosial yang menjadi harapan kita untuk tetap berperan sebagai manusia

Selain komunikasi ada juga faktor penting yang harus kita lakukan, yaitu bisnis,karena dengan bisnis kita bisa menghasilkan simbiosis mutualisme untuk memenuhi kebutuhan dan hasrat hidup kita sebagai manusia. Jika komunikasi adalah elemen yang membedakan kita sebagai makhluk hidup dengan benda, bisnis juga merupakan elemen penting yang tidak hanya membedakan kita dengan benda, tetapi juga membedakan kita sebagai manusia dengan hewan.

Jika kita gabungkan dua kekuatan elemen ini, Komunikasi dengan Bisnis, pasti akan menjadi sesuatu yang luar biasa, terlebih jika kita berhasil menguasai penyatuan keduanya ini. Namun, sebenarnya apakah komunikasi bisnis ini, Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.

Karena Komunikasi bisnis ini merupakan komunikasi yang terjadi di dunia bisnis, kita tidak boleh melanggar norma-norma yang ditetapkan oleh dunia bisnis ketika melakukan komunikasi.Biasanya komunikasi bisnis memiliki aturan yang ketat, keras, formal, terstatndar dan tanpa toleransi.

Dalam lingkungan bisnis ada aneka sarana komunikasi perdagangan yang dapat dipergunakan para pengusaha untuk berkomunikasi dengan konsumen. Sarana-sarana komunikasi perdagangan yang tersedia antara lain dalam wujud pengirimin surat, pengiriman kawat, percakapan telepon, kunjungan pribadi dll.

1.2    Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan bahwa :

1.        Apa pengertian dari komunikasi bisnis ?

2.        Bagaimana bentuk-bentuk komunikasi itu?

3.        Bagaimana cara  Terampil dalam komunikanis Bisnis?

4.        Apa Hambatan Dalam Komunikasi Bisnis?

5.        Bagaimana pengukuran keberhasilan Komunikasi Bisnis itu?

1.3    Tujuan

Berdasarkan uarian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuannya adalah :

1.      Agar lebih memahami pengertian dari komunikasi bisnis

2.      Untuk lebih memahami bentuk-bentuk komunikasi bisnis

3.      Agar dapat terampil dalam koomunikasi bisnis

4.      Mengetahui hamabatan dalam Komunikasi bisnis

5.      Mengetahui Ukuran Keberhasilan dalam komunikasi bisnis

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Ruang lingkup dan Pengertian komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.

Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan,suatu produk,servis,atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut.Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll.Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal.

Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya.Komunikasiantar pribadi(interpersonal communications)merupakanbentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya (intercultural/communication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Komunikasi Bisnis adalah suatu proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

1.      Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.

2.      Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.

3.      Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.

4.      Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.

5.      Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.

6.      Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

2.2 Proses Komunikasi

            proses komunikasi terdiri atas enam tahap yaitu :

a)      Pengirim Mempunyai Suatu Ide/Gagasan

Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens.

b)      Pengirim Mengubah Ide Menjadi Sebuah Pesan

Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personl dan latar belakang budaya.

c)      Pengirim Menyampaikan Pesan

Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan.

d)     Penerima Menerima Pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim (komunikator) mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan tersebut.

e)      Penerima Menafsirkan Pesan

Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan.

f)       Penerima Harus Memberikan Tanggapan dan Umpah Balik ke Pengirim

Umpah balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memunginkan pengirim untuk memulai efektivitas suatu pesan.

Aristoteles dalam bukunya Rhetorica (Cangara, 2004, h3) berpendapat bahwa setiap komunikasi terdiri atas 3 (tiga) unsur penting, yaitu:

1.      Pembicara, yakni sumber komunikasi atau orang yang menyampaikan pesan

2.      Apa yang dibicarakan

3.      Penerima, yaitu orang yang menerima pesan.

2.3 Bentuk Komunikasi

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis,yaitu:

1. Komunikasi verbal

Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.

Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience

Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :

a.    Berbicara dan Menulis

Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan

b.    Mendengarkan dan Membaca

Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

2. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis.Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara.Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal.pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.

Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan yaitu:

a)        Menyediakan dan memberikan informasi

b)        Mangatur alur suatu percakapan

c)        Mengekspresikan emosi

d)       Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal

e)        Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

f)         Mempermudah tugas-tugas khusus

Kadang dalam prakteknya, di dalam suatu komunikasi bisnis terjadi penggabungan antar komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal dalam suatu situasi.Karena biasanya kata-kata yang disampaikan dalam suatu komunikasi atau percakapan kadang hanya membawa sebagian dari pesan.Dan relevansinya dalam komunikasi bisnis, tipe komunikasi nonverbal dapat menentukan kredibilitas dan kepemimpinan seseorang, yang dapat dilihat dari karateristik suara, penampilan, sentuhan, gerakan dan posisi tubuh juga melalui ekspresi wajah dan mata.

2.3   Komunikasi Efektif

A.pengertian

Komunikasi Efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yang terlibat dalam komunikasi.

Komunikasi Efektif adalah saling bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau kelompok yang hasilnya sesuai dengan harapan.

B.  Tujuan dan bentuk komunikasi efektif

Tujuannya adalah memberi kemudahan dalam memahami pesan yang diberikan.
Bentuk komunikasi efektif :
   1. Komunikasi verbal efektif :
       - Berlangsung secara timbal balik.
       - Makna pesan ringkas dan jelas.
       - Bahasa mudah dipahami.
       - Cara penyampaian mudah diterima.
       - Disampaikan secara tulus.
       - Mempunyai tujuan yang jelas.
       - Memperlihatkan norma yang berlaku.
       - Disertai dengan humor.

   2. Komunikasi non verbal :
        Yang perlu di perhatikan dalam komunikasi non verbal adalah :
       - Penampilan visik.
       - Sikap tubuh dan cara berjalan.
       - Ekspresi wajah.
       - Sentuhan

C. Unsur-unsur dalam membangun komunikasi efektif :
     - Berhadapan.
     - Mempertahankan kontak mata.
     - Membungkuk ke arah klien.
     - Mempertahankan sikap terbuka.
     - Tetap relax

2.4   Hambatan Dalam Komunikasi Bisnis

Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:

A.  Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

B.  Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.

Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yangdigunakannya.

C.  Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan

Beberapa hal untuk mengatasi hambatan komunikasi bisnis:

ü  Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan

ü  Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat

ü  Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.

ü  Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang

ü  Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan

2.5  Keberhasilan Komunikasi Bisnis

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

a.    Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

b.    Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Kedua, diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area).Ketiga, unjuk kerja (performansi).Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan.Keempat, faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

c.    Ketepatan

Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir.Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.

d.   Kredibilitas

Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya.Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

e.    Pengendalian

Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

f.     Kecocokan

Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

BAB III

PENUTUP

3.1  KESIMPULAN

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Peranan komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting.Tidak ada seorang pun dalam keseharian tugasnya tanpa berkomunikasi.Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional.Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi.Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal (atasan-bawahan) maupun jalur horisontal (kolega setingkat). Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh kondisi dan perilaku pengirim gagasan atau pesan, penerima pesan, media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan.

3.2  SARAN

Sebagai manusia biasa, penulis menyadari akan kekurangan serta kesalahan dalam penulisan makalah ini baik dari segi tata bahasa, maupun materi yang disampaikan. Dari itu penulis mohon maaf dan dengan kelapangan hati penulis mohon saran serta kritik dari para pembaca.