komunikasi bisnis PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Pengorganisasian pesan bisnis meliputi pengorganisasian pesan dan memformulasikan pesan

   A.    Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.

Hal-hal berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis

a.      Bagian awal terlalu panjang

Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas

b.     Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis

Hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.

c.      Informasi penting terlupakan

Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide pendukung atau pelengkap.

d.     Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis

Inti pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik akan membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit dikaitkkan satu sama lain.

Hal-hal berikut yang menyebabkan baiknya suatu pesan bisnis:

a.      Urutan Waktu

Urutan waktu penting untuk menggambarkan perkembangan suatu proyek dan dalam memberikan instruksi untuk mencapai inti dari tujuan pesan.

b.     Urutan Ruang (spatial)

Menekankan pada bentuk atau deskripsi fisik untuk membantu audiens dalam menjalankan instruksi dengan mudah dari komunikator.

c.      Urutan Logis

Urutan mempresentasikan ide atau analisis dari suatu masalah, komunikator harus memutuskan bagaimana menghubungkan pikiran audiens. Biasanya dilakukan dengan mengkaji ulang materi dan aspek-aspek yang berhubungan dengan urutan logis seperti dalam komunikasi tertulis dan komunikasi lisan yang dimulai dari pembukaan, isi, penutup atau kesimpulan.

           

            Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan beberapa manfaat, yaitu

1.     Membantu audiens memahami pesan

Dengan mengemukakan poin penting secara jelas, menyusun ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami tujuan pesan.

2.     Membantu audiens menerima pesan

Pengorganisasian pesan yang baik akan membantu audiens menerima isi pesan tersebut.

3.     Menghemat waktu audiens

Apabila suatu pesan tidak terorganisir dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Karena salah satu tujuan penggorganisasian pesan yang baik adalah penyampaian organisasi yang relevan saja yang dapat menghemat waktu. Selain itu audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pesan yang disampaikan.

4.     Mempermudah pekerjaan komunikator

Faktor ini dapat mempermudah penyelesaian pekerjaan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan , dan mengetahui cara menyampaikannya rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan perkerjaan.

Langkah-langkah pengorganisasian pesan dengan baik

1.     Menetapkan ide atau gagasan pokok

Ide pokok merupakan inti atau tema sentral pesan. Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan spesifik.

2.     Mengelompokkan ide atau gagasan

Dalam menyiapkan pesan yang sangat kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.

3.     Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan

Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkannya, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang digunakan dalam menentukan urutan penyajian gagasan. Pola pendekatan yang digunakan, yaitu:

a.       Pendekatan deduktif/langsung (direct approach)

Merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan dibagian awal, kemudian diikuti ide pendukung. Pendekatan ini digunakan apabila penerima pesan akan bereaksi netral atau senang saat menerima pesan tersebut.

b.       Pendekatan induktif/tak langsung (indirect approach)

Pendekatan ini digunakan untuk pesan yang dapat menimbulkan reaksi negatif atau untuk berita yang tidak mengenakkan. Pendekatan ini disajikan di bagian awal kemudian diikuti ide pokok.

Empat Bentuk organisasi pesan bisnis:

1.     Direct Request

Jenis atau tipe bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (Direct Request) yang dapat berbentuk surat maupun memo.

2.     Pesan-pesan rutin, Good News, atau Good Will

Untuk menyampaikan pesan-pesan yang berisi berita baik( good news) atau berisi good will lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiens yang positif.

3.     Pesan-pesan bad news

Jika materi yang dihubungkan berisi berita buruk audiens pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dan gunakanlah bahasa yang halus.

4.     Pesan-pesan persuasif

Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhaapa pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan –pesan persuasif dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan. Komunikator perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

B.    Memformulasikan Pesan Bisnis

1.     Mengendalikan Gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah sesuai dengan kondisi suatu peristiwa, struktur kalimatnya juga disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosakata tertentu yang cenderung sama. Gaya yang jelas, ringkas dan benar serta dipadukan dengan norma-norma kelompok organisasi akan mencerminkan suatu organisasi.

      Komunikasi dikatakan efektif jika memiliki karakteristik sebagai berikut (Quible, et. All, 1996: 27):

1.     Courtesy (sopan santun)

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.

2.     Correctness (tepat/benar)

Tidak terdapatnya kesalahan penulisan baik format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Selain itu penggunaan kata dan istilah yang tidak familiar akan membingungkan para audiens.

3.     Conciseness (ringkas)

Tidak menggunakan kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang tidak diperlukan. Penggunaan kalimat aktif lebih diutamakan karena lebih mantap, ringkas dan secara umum lebih mudah dipahami. Sedangkan penggunaan kalimat pasif lebih baik hanya dipergunakan untuk memperlunak berita buruk.

4.     Clarity and Clearness (jelas)

Mudahnya bacaan dimengerti hanya dalam sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan.

5.     Concreteness (tepat)

Tidak menimbulkan kesalah interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa

6.     Completeness (lengkap)

Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dean keinginan penerima.

2.     Mengembangkan paragraf yang logis

Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting dari keseluruhan pesan. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat lebih mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang. Paragraf umumnya memiliki tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik dan kalimat peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana subjek akan dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui deretan kalimat berkaitan yang menyediakan dukungan untuk kalimat topik. Sedangkan unsur peralihan diatur dalam urutan yang logis dan terpadu.

Lima teknik yang paling umum digunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu:

1.     Ilustrasi : mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasiatau contoh-contoh yang dapat memperjelas ide pokok.

2.     Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan.

3.     Sebab akibat : mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

4.     Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

5.     Masalah dan penyelesaian : mengembangkan paragraf dengan menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.