AKUNTANSI UNTUK AGEN,PUSAT DAN CABANG

6.1. Pendahuluan.

Perusahaan dalam melaksanakan usahanya semakin lama dapat semakin berkembang sehingga kemungkinan untuk mebuka daerah pemasaran yang baru semakin terbuka dan mendesak sehingga perlu dilaksanakn. Akibat adanya perluasan daerah pemasaran ini akan menimbulkan suatu masalah yaitu bagamana produk perusahaan dapat sampai ketangan pembeli dengan cepat tanpa menimbulkan biaya angkut yang bsanyak dan memakan waktu yang lama. Untuk mengatasi masalah tersebut, perusahaan dapat membentuk tempat-tempat penjualan pada daerah-daerah atau kota-kota tertentu sehingga sarana untuk memperluas daerah pemasaran dapat tercapai seperti apa yang direncanakan.

Tempat –tempat penjualan yang di bentuk tersebut dapat berbentuk agen ( Agency ) atau dapat berbentuk cabang (Branch) dari perusahaan yang berkembang tersebut agen maupun cabang yang dibentuk oleh pusat (dalam hal ini adalah perusahaan yang berkembang tersebut) keduanya merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan menyalurkan produk perusahaan kepada pada pembeli didaerahnya masing-masing. Meskipun agen dan cabang keduanya sama-sama merupakan suatu sarana,namun terdapat beberapa perbeadaan pokok diantara keduanya yaitu dalam hal organisasi, pengelolaan manajemen, dan pengelolaan akuntansinya.

Dalam hal organisasi maupun pengelolaan manajemen, agen hanyalah merupakan tempat penjualan produk milik pusat dan agen tidak perlu dipisahkan pengelolaan manajemen maupun pencatatan akuntansinya. Semua kebijakan dan catatan akuntasi dielola langsung oleh pusat dan tugas agen hanya lah mencari pembeli yang selanjutnya menghubungi pusat untuk mengirimkan sejumlah produk untuk pembeli tersebut.

Sedangkan untuk cabang, pengelolaan manajemen serta pencatatan akuntansinya perlu diadakan pemisahan antara pusat dan cabang sehinga dalam melaksanakan kebijakan yang ditentukan oleh pusat, cabang mempunyai kebebasan untuk melaksanakan nya. Cabang juga mempunyai wewenang untuk menjual produk sesuai dengan keinginannya dan cabang diberi kebebasan pula untuk melakukan pencatatan transaksi-transaksi sendiri. Sebagai pertanggung jawaban cabang kepada pusat adalah cabang diwajibkan membuat laporan keungan setiap periode tertentu yang dilaporkan kepada pusat.laporan keungan cabang ini tidak disebarluaskan kepada pemegang saham atau pun kepada umum, sebab laporan keuangan cabang ini hanya bersifat intern yang khusus dilaporkan kepada pusat. Setelah menerima laporan dari cabangnya selanjutnya pusat akan mengadakan konsolidasi untuk menyusun laporan keunagan gabungan antara laporan keungan pusat dengan laporan keungan cabang-cabangnya.

6.2. Akuntansi Untuk Pusat Dan Agen

Agen Adalah Suatu Perwakilan Yang Bekerja Sebagai Suatu Unit Organisasi Penjualan Local Pada suatu daerah tertentu dibawah pengawasan  kantor pusat. agen tidak mengadakan pencatatan secara komplit, tetapi pada umumnya agen cukup menyelenggarakan buku kas untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas. penerimaan kas pada suatu agen berasal dari hasil penjualan barang dagangan tetapi berasal dari kantor pusat sebagai pengisian dana untuk modal kerja guna membiayai operasi agen. pengeluaran kas pada suatu agen guna membiayai operasi, biasanya dicatat dalam beberapa rangkap dan tembusannya diberikan kepada kantor pusat.

Pengawasan dana yang diberikan kepada suatu agen, hamper sama pelaksanaannya dengan sistem pengisian kas kecil (petty cash) yang biasanya menggunakan sistem dana bersaldo tetap atau “ imprest fund system”.

Persediaan barang dagangan yang ada pada suatu agen, bukan merupakan persediaan barang untuk dijual, tetapi hanya berupa sampel (contoh/monster) saja. apabila terjadi pesanan dari pembeli, pesanan tersebut diterima oleh again untuk dikirimkan langsung kekantor pusat untuk dimintakan persetujuan. jika semua syarat sudah dipenuhi, kantor pusat akan mengirimkan barang pesanan tersebut kepada pembeli bersama-sama faktur penjualannya tanpa melalui agen. akan tetapi pada hal-hal tertentu kantor pusat dapat dapat menyerahkan pembuatan faktur kepada agen serta dapat pula menyerahkan pengawasan piutang serta penagihannya kepada agen. semua biaya yang berhubungan dengan agen, selain yang dikeluarkan dengan menggunakan modal kerja agen, akan diganti oleh kantor pusat.

Untuk mencatat transaksi yang terjadi pada suatu agen digunakan sistem saldo tetap, yaitu semua transaksi dicatat atas nama kantor pusat sehingga tidak disediakan rekening tersendiri. hanya saja setiap transksi yang berhubungan dengan agen diberikan tanda atau diberi nama agen yang bersangkutan. semua transaksi akan dibukukan oleh kantor pusat.

Pembukuan transaksi-transaksi dengan agen oleh kantor pusat dapat menggunakan dua metode pencatatan yaitu:

1.      Laba Atau Rugi Yang Diperoleh Dari Penjualan Melalui Agen Dicatat Secara Terpisah, Dan

2.      Laba Atau Rugi Yang Diperoleh Dari Penjualan Mmelalui Agen Dicatat Secara Tidak Terpisah.

Ø  Hubungan Kantor Pusat Dan Agen

• Operasi (Usaha) Suatu Agen

A.    Beroperasi sebagai organisasi penjualan lokal di bawah petunjuk kantor pusat

B.     Biaya operasi diperoleh berupa modal kerja dari kantor pusat. Pengawasan modal kerja (kas agen) digunakan Imprest Fund System.

C.     Diserahkan pertanggung jawaban untuk operasi pengawasan piutang, pembuatan faktur penjualan dan atau menagih piutang dagang.

• Akuntansi Suatu Agen

Akuntansi di agen tidak diperlukan pembukuan lengkap, kegiatan meliputi pengikhtisaran modal kerja yang diterima dan digunakan, serta mencatatnya penjualan kepada langganan. Akuntansi suatu agen di selenggarakan pada buku – buku kantor pusat, dengan cara :

1.     Laba atau rugi aktivitas penjualan melalui tiap agen tidak ditentukan secara terpisah. Cara ini menunjukkan bahwa seluruh transaksi penjualan ( rekening penjualan ) dan biaya -biaya ( rekening biaya ) yang terjadi di tiap agen, dicatat dalam  rekening pembukuan seperti halnya dengan transaksi – transaksi penjualan dan biaya reguler yang terjadi di kantor pusat. Pada penutupan buku, saldo laba atau rugi menunjukan Catatan hasil operasi kombinasi yaitu hasil operasi di tiap agen dan hasil operasi di kantor pusat.

2.     Laba atau rugi aktivitas penjualan melalui tiap agen ditentukan secara terpisah. Cara   ini   menunjukan   bahwa  diperlukan rekening     rekening khusus pembukuan   untuk agen, terutama   rekening    penghasilan    untuk  mencatat    semua    transaksi    penjualan  dan rekening biaya untuk mencatat semua biaya yang terjadi pada agen. Apabila kantor pusat mempunyai beberapa agen,   maka rekening penghasilan dan rekening biaya diselenggarakan   sbg rekening kontrol ( buku besar), sedangkan rekening penghasilan dan biaya untuk liap agen diselenggarakan sbg rekening    rekening pembantu (tambahan). Pada penutupan buku, saldo laba atau rugi menunjukan Catalan hasil operasi tiap agen.

Contoh : Pada tanggal 1 maret, PT. Padjajaran yang berkantor pusat di Bandung membuka agen PT. Soedirman di Purwokerto. Transaksi agen dalam bulan maret.

Transaksi Agen	Buku – buku Kantor Pusat PT. P
	1. Laba / Rugi secara terpisah	2. Laba / Rugi tidak terpisah
1 Maret 1  a.       Pengiriman modal kerja agen PT. S b.      Pengiriman contoh barang dagangan agen PT. S (Alcost)	Working fund PT. S        Rp. 1.000 Cash (Persed Contoh)           Rp. 1.000 Agency samples PT. S           Rp. 2.000 Merchandise shipments PT.S (Persed Big Dag                 Rp. 2.000	Working fund PT.S Rp. 1.000 Cash                                Rp. 1.000 Agency samples PT. S Rp. 2.000 Merchandise shipments PT.S   Rp. 2.000
1-31 Maret  c.       Daftar pesanan yang di kirim agen disetujui kantor pusat untuk di kirim barangnya. d.      Diterima kantor pusat, hasil penjualan dilakukan agen e.       Pengeluaran biaya oleh kantor pusat untuk keperluan agen	Accounts Receivable               Rp. 5.000 Sales PT. S                          Rp. 5.000 Cash                                        Rp. 3.000 Accounts Reccivable          Rp. 3000 Salaries & Commission – Expense PT. S                         Rp. 250 Rent Expense PT S                 Rp. 200 Advertising Supplies PT S     Rp. 450 Cash                                     Rp. 900	Accounts Receivable Rp. 5.000 Sales                                    Rp. 5.000 Cash                           Rp. 3.000 Accounts Receivable          Rp. 3.000 Sales & Commision Exp Rp. 250 Rent Expence                   Rp. 200 Advertising Supplies        Rp. 450 Cas                                       Rp. 900
31 Maret  f.       Pengisian kembali modal kerja oleh kantor pusat berdasarkan bukti-bukti biaya ( Vouchers ) yang di kirim agen.	Salaries & Commision- Expence PT. S                   Rp. 350 Miscellancous Expense- PT. S                                  Rp. 200 Cash                                    Rp. 550	Salaries & Commision Exp Rp. 350 Miscellancous Expense       Rp. 200 Cash                                     Rp. 550
Data Penyesuaian  g.      Harga Pokok penjualan barang kepada agen h.      Perlengkapan iklan yang tersisa, di taksir 2/3 dari jumlah yang diterima. ( Rp 450 – 2/3 * Rp 450 )	Cost of goods sold PT S    Rp. 3500 Mercchanidise shipment PT S                                    Rp. 3.500 Advertising supplies – Expens PT S                                   Rp 150 Advertising supplies PT S    Rp 150
Data Penutup	Sales PT S                          Rp 5.000  Income PT S                        Rp 5.000 Income PT S                      Rp. 4.650 COGS PT S                         Rp. 3.500 Salaries & Commision Exp PT S                                    Rp.   600 Rent Exp PT S                    Rp.   200 Advertising supplies Expense PT S                      Rp.   150 Misc Exp PT S                    Rp.   200 Income PT S                       Rp.    350 Income Summary                Rp.   350

Keterangan : *) so perkiraan merchandise shipment kepada agen, pada akhir periode akuntansi dikurangkan dari jumlah cost of available for sale guna menentukan besarnya cost of goods sold

6.2.1. Metode Laba Atau Rugi Dicatat Secara Terpisah

Pada metode ini, kantor pusat menyediakan rekening khusus untuk mencatat pendapatan dan biaya-biaya yang bersangkutan dengan agen. Rekening khusus ini terutama digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan melalui agen  dan biaya-biaya yang terjadi pada agen yang bersangkutan. Dengan disediakannya rekening khusus tersebut, dapat dengan mudah dihitung laba atau rugi yang timbul dari kegiatan penjualan melalui agen-agennya.

Apabila kantor pusat mempunyai lebih dari satu agen, maka rekening pendapatan dan biaya pada agen dapat dipakai sebagai buku besarnya (rekening kontrolnya)setiap rekening-rekening pendapatan dan biaya pada tiap-tiap agen dipakai sebagai buku pembantunya.

6.2.2. Metode Laba atau  Rugi Dicatat Secara Terpisah

Pada metode ini kantor pusat tidak membuat rekening khusus untuk mencatat pendapatan dan biaya-biaya yang berhubungan dengan agen. Laba atau rugi dari penjualan barang dangangan melalui agen, akan dilaporkan tergabung dengan saksi penjualan melalui kantor pusat sendiri. Akibatnya senua transaksi penjualan biaya yang  terjadi melalui agen, dicatat dalam rekening pembukuan yang ada sesuai halnya transaksi-transaksi yang terjadi dikantor pusat.

Pada metode laba-rugi dicatat secara tidak terpisah, rekening-rekening yang berhubungan dengan agen tidak iberi tanda khusus, sehingga pada akhir bulan atau akhir periode tertentu tidak perlu ditutup kerekening laba-rugi. Demikian pula laba- yang didapatkan tidak akan Nampak seperti pada metode sebelumnya. Laba- rugi akan dihitung bersama laba atau rugi penjualan melaluikantor pusat diri.

6.2.3. Akuntansi Untuk Pusat Dan Cabang

Berbeda dengan agen, cabang mempunyai otonomi sendiri dalam hal menyelenggarakan pembukuan . cabang berusaha dan bekerja sebagai unit usaha yang berdiri sendiri.

Dalam usahanya tersebut, cabang diberi modal kerja oleh kantor pusat, baik berupa uang kas, barang-barang dangangan maupun aktiva-aktiva lainnya.

Otonomi yang lain diberikan  kepada cabang oleh kantor pusat adalah:

Ø  cabang dapat  membeli sendiri barang dagangan dari pihak ketiga untuk memenuhi  kebutuhan  permintaan  barang dagangan yang tidak dapat dipenuhi oleh kantor pusat.

Ø  cabang dapat melakukan aktipitas penjualan mulai dari usaha untuk mendapatkan pembeli, mengirimkan barang dagangan beserta pembuatan pakturnya,menagi piutangnya, dan menyimpan uang hasil dari penjualan tersebut.

Dalam hubungan antara kantor pusat dan cabang, dikenal adanya sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi. Pada sistem sentralisasi, proses terjadinya transaksi pembukuan dan proses-proses pencatatan lainnya sama seperti  pada hubungan kantor pusat dan agen yang telah diuraikaan dimuka.Pada sistem desentralisasi, cabang dianggap sebagai unit usaha yang berdiri sendiri sehingga proses terjadinya transaksi, pembukuan dan proses pembuatan laporan dilaksanakan seperti halnya perusahaan-perusahaan pada umumnya.

Dalam pembahasan ini, akan diuraikan hubungan kantor pusat dan kantor cabang dengan mengunakan sestem desentralisasi.

Cabang akan membuat pembukuan secara lengkap. Cabang akan mempunyai rekening-rekening aktiva, hutang, pendapatan, dan rekening biaya-biaya sendiri.

Hubungan antara kantor pusat dan cabang  akan tampak pada rekening timbal balik (reciprocal account), yaitu rekening buku besar yang diselenggarakan oleh  masing-masing pihak. Rekening timbal  balik tersebut adalah dikantor pusat mempunyai rekening”R/K-kantor cabang”, sedang dicabang mempunyai rekening”R/K-kantor pusat”.

Penggunaan masing-masing rekening tersebut adalah sbb:

1.      Dikantor pusat terdapat rekening “ R/K kantor cabang “yang menggunakannya adalah:

Debit :-  Untuk mencatat pengiriman uang atau pengiriman barang (dropping) kekantor cabang.

Ø  Untuk mencatat pembebanan biaya kepada kantor cabang.

Ø  Untuk mencatat pengakuan laba dari operasi kantor cabang.

Kredit: - Untuk Mencatat penerimaan uang dari kantor cabang.

Ø  Untuk mencatat penerimaan kiriman barang atau pengembalian barang dari kantor cabang

Ø  Untuk mencatat pengakuan rugi dari operasi kantor cabang.

2.      Dikantor cabang  terdapat rekening”R/K- kantor pusat” yang penggunaannya adalah sbb:

Debit:  -     Untuk mencatat pengiriman atau setorran uang kepada kantor pusat.

Ø  Untuk mencatat pengembalian  atau setoran uang kepada kantor pusat.

Ø  Untuk mencatat rugi  operasi cabang pada saat penutupan untuk dilaporkan kepada  kantor pusat.

Kantor pusat  adakalanya  menggimvestasikan sebagian aktiva tetap kepada kantor cabang. Apabilah terjadi hal yang  demikian, maka diperlukan  sama seperti pengiriman barang dagangan. Halini disebabkan  karena pengiriman aktiva tetap akan dinvestasikan yang sefatnya tetap serta menyangkut jangka waktu  lebih dari satu periode akuntasi, sehingga  transaksi  yang demikian tidak boleh menggunakan rekening “R/K- Kantor cabang” ataupun”R/K-akntor pusat”.

Pengiriman  kekayaan ( selain barang dagangan) kekantor cabang, pada saat pengiriman akan dicatat sbb.

Aktiva tetap- kantor cabang………………………….Rp   XX

Aktiva tetap………………………………………………..Rp  XX

Sedangkan untuk kantor cabang akan  mencatat:

Aktiva tetap…………………………………………...Rp  XX

Aktiva tetap kantor  pusat…………………………………..Rp  XX

Apabila  investasi  selain barang dagangan yang sipatnya jangka panjang dilakukan oleh kantor pusat, maka kantor pusat akan menjurnal:

Investasi  tetap –kantor cabang…………………………Rp  XX

Aktiva tetap/saham/surat berharga……………………………Rp  XX

Sedangkan untuk kantor cabang akan mencatat sbb:

Aktiva tetap/saham/surat-surat berharga……………Rp XX

investasi tetap dari kantor pusat…………………………………..Rp XX

6.4. Pengiriman  Kekayaan  Antar  Cabang

Hubungan antara kantor pusat dan cabang dapat terus berkembang sehingga ada kemungkinan kantor pusat akan mempunyai kantor cabang lebih dari satu. Apabila hal semacam ini terjadi tidak tertutup kemungkinan akan terjadinya transaksi antar cabang yang satu dengan cabang yang lain.

Salah satu bentuk transaksi antar cabang adalah transaksi pengiriman kekayaan antar cabang yang meliputi :

Ø  Pengiriman uang ( transfer uang) antar cabang

Ø  Pengiriman barang antar cabang

Ø  Pengiriman barabg ke cabang di nota di atas harga pokoknya.

Dengan adanya transaksi antar cabang ini,kantor pusat harus semakin meningkatkan pengawasannya terhadap masing-masing cabang agar kegiatan usaha cabang-cabangnya dapat di pantau lebih lanjut.

Salah satu cara untuk mengadakan pengawasan terhadap cabang-cabangnya adalah dengan membentuk sistem otorisasi  yang di pegang oleh kantor pusat. Sistem otorisasi ini dapat di buat dengan peraturan setiap terjadi transaksi  antar cabang harus di ketahui oleh kantor pusat atau kantor pusat sendiri yang memerintahkan adanya pengiriman kekayaan dari cabangnya ke cabang yang lain.

Dengan adanya peraturan sistem otorisasi yang ada di tangan kantor pusat ini bukan berarti cabang tidak di beri wewenang tetapi dalam hal transaksi pengiriman kekayaan antar cabang ini sistem otorisasi tersebut di maksudkan  agar usaha atau transaksi tersebut dapat lebih di kontrol oleh kantor pusat.

Dalam pembahasan berikut ini masing-masing jenis pengiriman kekayaan antar cabang akan di bahas.

6.4.1. Pengiriman Uang ( Transfer Kas ) Antar Cabang

Pengiriman uang antar cabang ini dapat terjadi karena cabang yang satu mengirimkan sejumlah uang kepada cabang yang lain baik atas kemuan sendiri mauppun kemauan atas kantor pusat.

Apabila sejumlah uang sudah di kirimkan ke cabang yang lain,kedua cabang yang terlibat dalam transaksi pengiriman tersebut tidak perlu membuat rekening khusus yang menyebutkan nama atau tempat masing-masing cabang tetapi transaksi tersebut akan di tangani oleh kantor pusat  dengan berdasarkan otorisasi yang diberikan.

Pencatatan di lakukan oleh masing-masing pihak yaitu cabang penerima akan mengkredit  rekening “R/K –kantor pusat” seperti halnya pada saat menerima dopping kas dari pusat dan mendebet rekening kas.

Untuk cabang pengiriman akan mendebit rekening  “R/K-kantor pusat ” ,sebagai mana halnya dia menyatorkan uang ke pusat dan mengkredit rekening kas.

Sedangkan untuk kantor pusat sendiri akan membut jurnal antar cabang yaitu dengan mengkredit rekening “ R/K –kantor cabang pengiriman” dan mendebit rekening R/K – kantor cabang penerima”.

Contoh kasus.

Perusahaan percetakan “GARUDA” , mempunyai kantor pusat di semarang dan membuka cabang di dua kota, yaitu cabang Larantuka dan Lembata. Kantor pusat semarang memerintahkan kantor cabang lembata untuk mengirimkan uang sejumlah Rp. 2.500.000,00 kepada kantor cabang Larantuka untuk memperluas pemasarannya.

Berdasarkan transaksi di atas pencatatan yang di lakukan oleh masing-masingpihak adalah sebagai berikut.

a.       Untuk cabang pengiriman (cabang Lembata) membuat jurnal:

R/K – kantor pusat ...................................Rp. 2.500.000,00

Kas ...............................................................................Rp. 2.500.000,00

b.      Untuk  cabang penerima (larantuka) membuat jurnal :

Kas.......................................................................Rp 2,500,000,00

R/K-kantor pusat..................................................................... RP 2,500,000

c.       Sedangkan untuk kantor pusat semarang membuat jurnal antar kedua cabang tersebut yaitu,:

R/K – kantor cabang Larantuka ..............Rp. 2.500.000

R/K – Kantor cabang Lembata..........................Rp. 2.500.000

6.4.2. Pengiriman Barang Antar Cabang

Yang dimaksud dengan pengiriman barang disini adalah pengiriman barang dagangan (transfer of merchandise), seperti halnya pada transfer kas pengiriman barang dagangan antara cabang ini otorisasi tetap ada pada kantor pusat. Untuk pengiriman barang dagangan ini, menimbulkan masalah tersendiri yaitu ongkos angkut untuk pengiriman barang dagangan dari cabang pengirim dari cabang penerima.

Dalam hal pengiriman barang-barang dari pusat ke cabang biasanya ongkos angkutnya untuk barang-barang tersebut di perhitungkan dan menjadi beban untuk kantor cabang yaitu ditambahkan pada harga barang-barang yang bersangkutan. Tetapi dalam hal pengiriman barang antar cabang di lakukan atas perintah kantor pusat, maka perlakuan terhadap ongkos angkut barang tersebut di atur sebagai berikut :

1.      Ongkos angkut barang dari cabang pengirim ke cabang penerima, terlebih dahulu dibayar oleh cabang pengirim dan nantinya akan di perhitungkan sebagai beban kantor pusat.

2.      Cabang penerima akan dibebani ongkos angkut sebesar ongkos angkut apabila barang tersebut langsung di kirim dari kantor pusat, bukan sebesar ongkos angkut dari cabang pengirim.

3.      Apabila terjadi selisi ongkos angkut antar cabang pengirim ke cabang penerima dengan ongkos angkut dengan kantor pusat langsung ka cabang penerima, maka selisih ongkos angkut tersebut dibebankan ke kantor pusat dan di catat kedalam rekening “ selisih Ongkos Angkut Barang Antar Cabang”.

Ø  Hubungan Kantor Pusat Dan Cabang

v  operasi suatu cabang

a)      beroperasi sebagai unit usaha terpisah, dan di bawah pengendalian kantor pusat.

b)      modal kerja ( berupa uang tunai, barang-barang dagangan, aktiva lainnya ) diberi oleh kantor pusat.

c)      barang dagangan dapat dibeli dari pihak ketiga, untuk jenis barang yang tersedia dari kantor pusat.

d)     aktivitas penjualan yang dilaksanakan, dimulai untuk mendapatkan pembeli ; mengirimkan barang / jasa ; membuat faktur penjualan ; menagih piutang ; menyimpan dalam rekening banknya sendiri.

e)      pembatasan keleluasaan cabang operasi dapat dilakukan kantor pusat, seperti :

-       penerimaan kas dari hasil penjualan, pengumpulan piutang, setiap harinya harus disetorkan atas nama rekening kantor pusat dalam jumlah yang utuh.

-          pembentukan dana kas kecil untuk pengeluaran kas di cabang.

v  akuntansi suatu cabang

1.      Pencatatan Kegiatan Kantor Cabang Dilakukan Kantor Pusat

Sifat kantor cabang memiliki sifat seperti agen, desentralisasi akuntansi ( = pelaksanaan jurnal, buku besar atau seperangkat buku yang terpisah ) pada kantor pusat. pencatatan data akuntansi kantor cabang diperoleh kantor pusat melalui dokumen asli dan ringkasan memo transaksi yang dilengkapi voucher, duplikat sebagai arsip cabang.

2.      Pencatatan Kegiatan Kantor Cabang Dilakukan Kantor Pusat Dan Kantor Cabang

Pencatatan data akuntansi kantor cabang diperoleh kantor pusat melalui duplikat jurnal, pencatatan dokumen asli ke dalam jurnal dilakukan oleh kantor cabang. pencatatan yang dilakukan kantor pusat ke dalam rekening kantor cabang yang terpisah atau dimasukkan ke dalam buku besar umum kantor pusat. pada akhir periosde akuntansi, kantor pusat melakukan penyesuaian  (adjusment) dan menutup pembukuan (closing) rekening kantor cabang untuk menetapkan besarnya laba – rugi cabang.

3.      Pencatatan Kegiatan Kantor Cabang Dilakukan Kantor Cabang

Pencatatan data transaksi ke dalam jurnal dan pemindah pembukuan ke dalam buku besar umum. laporan keuangan disusun secara periodik untuk di kirim ke kantor pusat, dan laporan keuangan ini diperiksa oleh internal auditor kantor pusat. penyelesaian penutupan saldo buku-buku dilakukan oleh kantor cabang, maka hubungan kantor cabang dan kantor pusat terlihat sebagai berikut :

a.       Kantor Cabang

Digunakan Rekening “ kantor pusat ( home office ) “ untuk penghubung dengan kantor pusat. rekening kantor pusat ( home office ) ini =

di debet ( dr ) : – untuk pengiriman uang yang dilakukan oleh kantor cabang ke kantor pusat.

- untuk kerugian operasi kantor cabang.

di Kredit ( Cr ) : – Untuk mencatat uang tunai, barang-barang dan aktiva lainnya yang diterima dari kantor pusat.

-  Untuk laba yang dihasilkan operasi kantor cabang.

Ø  Rekening kantor pusat menunjukkan jumlah kewajiban kantor cabang.

b.      Kantor Pusat

Digunakan “ Rekening Timbal Balik ( Reciprocal Account ) “ disebut dengan rekening :

-          Kantor Cabang ( Branch Office ), atau

-          Investasi pada kantor cabang ( Invesment in Branch )

Rekening kantor cabang ini :

di Debet ( Dr ) :  -   Untuk pengiriman uang, barang-barang dan       aktiva lainnya yang diserahkan ke kantor cabang.

-   Untuk laba yang dihasilkan operasi kantor          cabang.

di Kredit ( Cr ) :  -   Untuk pengiriman uang tunai dari kantor cabang.

-   Untuk kerugian kantor cabang.

Ø  Rekening kantor cabang menunjukkan jumlah investasi kantor pusa.

6.4.3 Pengiriman  Barang Kecabang Dinota Diatas Harga Pokoknya:     

Tujuan pengiriman barang kecabang dinota diatas harga pokoknya dimaksudkan untuk menutup sebagian ongkos pengurusan dan ongkos pengawasan serta menutup biaya-biaya administrasi yang menyangkut hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang.

Apabila barang dikirim kecabang dicatat diatas harga pokoknya, maka nilai barang yang diterima oleh cabang akan dicatat lebih tinggi dari harga pokoknya yang seharusnya. akibatnya adalah laba yang dilaporkan oleh cabang sebenarnya lebih rendah dari yang sesungguhnya. demikian pula laporan mengenai persedian akhir barang dagang yang masih ada dicabang, tidak sesuai dengan harga pokok yang sesungguhnya.

Oleh Karena Itu Lah, Maka Informasi Atau Data-Data Mengenai Pengiriman Barang kecabang yang dinota diatas harga pokoknya harus dikum pulkan dan disimpan oleh kantor pusat untuk digunakan dalam proses penyesuain pada saat akan disusun laporan keuangan.

Selisih yang ada antara “harga pokok” Menurut kantor pusat dengan “Harga diatas nota” untuk cabang, dicatat kedalam rekening “Cadangan kenaikan harga barang cabang” pada buku kantor pusat.

Untuk Dapat memperoleh gambaran transaksi tersebut, dapat diikuti cotoh berikut ini.

Contoh 5 :

Kantor pusat mengirimkan barang dangang kepada kantor cabang dicatat sebesar 25% diatas harga pokok nya. harga pokok barang dangangan yang dikirimkan adalah Rp 1.000.000,00 pada akhir periode, kantor cabang melaporkan bahwa semua barang yang dikirimkan tersebut laku dijual seharga Rp 1.600.000,00

Berdasarkan transaksi diatas, jurnal yang dibautkan oleh kantor pusat dan cabang adalah sebagai berikut:

Berdasarkan jurnal diatas, ternyata pada saat pengakuan laba dari cabang, laba cabang dilaporkan terlalu rendah.

hal ini disebabkan karena harga pokoknya barang dicabang dicatat sebesar Rp 1.250.000,00 (sesuai dengan harga nota) padahal seharusnya harga pokoknya pada catatan pusat adalah Rp 1.000.000,00

Dalam hal ini kantor pusat harus juga harus menyesuikan saldo rekening “cadangan kenaikan harga barang cabang”

akan disesuikan atau dikurangi seliruhnya.

6.4.4. Masalah Barang Yang Dinota Diatas Harga Pokok, Belum Semuanya Habis Terjual Oleh Cabang

            Apabila terjadi bahwa barang dangangan yang dikirimkan kecabang yang dinota atas harga pokok belum berhasil dijual seluruhnya oleh cabang, maka dalam hal ini barang yang belum terjual tersebut melekat pada persediaanakhir milik cabang. kantor pusat dalam hal ini harus segera mengadakan penyesuain terhadap rekening-rekening “dagang kenaikan harga barang cabang” dan penyesuain terhadap harga pokok dan laba yang dilaporkan oleh cabang.

            1 akhir periode, sesaat setelah cabang melaporkan jumlah barang dagangan yang dikirim dari pusat yang terjual beserta laporan laba ruginya, maka kantor pusat akan segera menghitung kembali harga pokok yang seharus nya dari barang dagangan yang telah dijual oleh cabang, kemudian setelah itu menghitung laba atau rugi yang sebenarnya dan segera mengurangi atau menyesuaikan rekening “ cadangan kenaikan harga barang cabang”.