Artikel Anggaran Biaya Administrasi

Definisi

Menurut Munandar (2003, hal 187) pengertian anggaran biaya administrasi adalah

Anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang biaya yang terjadi serta biaya lain yang sifatnya untuk keperluan secara keseluruhan, yang di dalamnya meliputi rencana tentang jenis biaya administrasi, jumlah biaya administrasi, dan waktu (kapan) biaya administrasi tersebut terjadi dan dibebankan, yang masing-masing dikaitkan dengan tempat (departemen) dimana biaya administrasi tersebut terjadi.

Hal ini menggambarkan bahwa jika perusahaan membagi kantor administrasi menjadi beberapa bagian, maka rencana tentang biaya administrasi dan masing-masing bagian tersebut juga harus diperinci dan dipisahkan secara jelas.

Termasuk dalam beban ini adalah :

a.       Gaji pegawai bagian adminstrasi

b.      Biaya tulis menulis

c.       Penyusutan atau depresi bangunan kantor

d.      Penyusutan atau depresi inventaris kantor

e.       Biaya telefon

f.       Biaya listrik

g.      Gaji pimpinan perusahaan dan staf, dan lain-lain

Biaya operasi ini sifatnya berubah-ubah sejalan dengan kegiatan perusahaan atau biasanya biaya operasi ini tergolong pada biaya variabel.

Ada beberapa bagian yang biasanya dipergunakan dalam kantor administrasi dan umum antara lain :

a.       Bagian secretariat

b.       Bagian keuangan

c.       Bagian perlengkapan

d.      Bagian personalia

e.       Bagian perhubungan

Dalam penyusunan anggaran biaya administrasi ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran biaya administrasi antara lain :

a.       Anggaran penjualan

b.      Anggaran unit yang diproduksikan

c.       Berbagai standar yang telah ditetapkan perusahaan

d.      System pembayaran upah (gaji)

e.       Metode depresiasi

f.       Metode alokasi biaya

Dalam mempersiapkan dan menyusun anggaran sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing perusahaan, akan tetapi pada garis besarnya tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran dapt didelegasikan kepada :

1. Bagian administrasi, bagi perusahaan kecil. Hal ini disebabkan karena kegiatan-kegiatan perusahaan tidak terlalu kompleks, sederhana dengan ruang lingkup terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja dari perusahaan yang bersangkutan. Dibagian administrasi inilah terkumpul semua data-data dan informasi yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, baik kegiatan di bidang pemasaran, kegiatan di bidang produksi, kegiatan di bidang pembelanjaan, maupun kegiatan di bidang personalia. Dengan bekal data dan informasi tersebut ditambah dengan data dan informasi dari luar perusahaan (ekstern), bagian administrasi diharapkan lebih mampu menyusun anggaran daripada bagian-bagian lain dalam perusahaan.
2. Panitia anggaran, bagi perusahaan yang besar. Hal ini disebabkan karena kegiatan perusahaan yang cukup kompleks, beraneka ragam, dengan ruang lingkup yang cukup luas, sehingga bagian administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi menyusun anggaran sendiri tanpa partisipasi secara aktif bagian-bagian lain dalam perusahaan. Oleh karena itu tugas menyusun anggaran perlu melibatkan semua unsur yang mewakili semua bagian yang ada dalam perusahaan, yang duduk dalam panitia anggaran . Tim penyusun anggaran ini biasanya diketuai oleh salah seorang pimpinan perusahaan dengan anggota-anggota yang mewakili bagian pemasaran, bagian produksi, bagian perbelanjaan serta bagian personalia.

Sebelum disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, masih dimungkinkan pula untuk diadakannya pembahasan-pembahasan antara pimpinan tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut.

Setelah disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan. Bilamana tugas penyusunan rancangan anggaran serta anggaran yang defenitif telah selesai, maka panitia anggaran tidak bubar, melainkan secara berkala masih perlu mengadakan pertemuan-pertemuan konsultatif guna membahas pelaksanaan anggaran tersebut dari waktu ke waktu, untuk meningkatkan kerja sama dan koordinasi, serta mengadakan revisi-revisi terhadap anggaran yang telah disusun bilamana memang dirasa perlu.

Menurut Mulyadi (2003: 502) dalam organisasi penyusunan anggaran terdapat tiga pihak utama yang terkait dalam penyusunan anggaran :

v  Komite anggaran

Terdiri dari :

·         Direktur utama, sebagai ketua merangkap anggota komite

·         Direktur pemasaran, sebagai anggota

·         Direktur produksi, sebagai anggota

·         Direktur keuangan dan administrasi, sebagai anggota

·         Manajer departemen keuangan, sebagai sekretaris komite

·         Departemen anggaran

Adapun kegunaan anggaran biaya penjualan dan anggaran biaya administrasi dan umum secara khusus yaitu berguna sebagai dasar untuk menyusun anggaran kas. Hal ini disebabkan karena sebagian dari biaya penjualan dan biaya administrasi dan umum tersebut memerlukan pengeluaran kas.

Contoh anggaran Biaya Penjualan dan Administrasi dapat dilihat berikut ini :

Gambar 2.1.

Anggaran Biaya Penjualan dan Administrasi

Elite Accessories Inc. Anggaran Biaya Penjualan dan Administrasi Untuk Tahun Yang Berakhir 31 Desember 2003

Biaya Penjualan : Biaya gaji tenaga kerja……………………………………$ 715.000 Biaya iklan………………………………………………… 360.000 Biaya perjalanan…………………………………………… 115.000 Total biaya penjualan………………………………………...$ 1.190.000 Biaya Administrasi : Biaya gaji pejabat kantor…………………………………$ 360.000 Biaya gaji pegawai kantor……………………………….. 258.000 Biaya sewa kantor………………………………………… 34.000 Biaya perlengkapan kantor……………………………….. 17.500 Biaya administrasi rupa-rupa…………………………….. 25.000 Total biaya administrasi…………………………………….. 695.000 Total biaya penjualan dan administrasi………………………………..$ 1.885.000

Sumber : Sinuraya, (2003 : 11)

BUDGET COSTADMINISTRATION

Definition

According To Munandar (2003, case 187) estimate insight finance administration is

Estimate that plan by more detailed on finance which occur and finance other that the nature for overall need , that in it cover article on type finance administration, number finance administration, and time (shroud) finance that administration happened and is burdened, which respectively associated with place (departemen) where finance that administration happened.

This case picture bahwa if membagi kantor industry administration become a few bagian, so article on administration subsidy and respective that bagian also should be detailed and separated clearly.

Entered into this burden is :

1. Bagian officer's pay adminstrasi
2. Finance write write
3. Depreciation or depression kantor building
4. Depreciation or depresi inventaris kantor
5. Finance telephone
6. Finance listrik
7. Leadership salary and staff, and others

Finance this operation the nature changing parallel with industrial activities or usually finance this operation included in variable subsidy.

There is a few bagian that is usually used in kantor administration and announce among others :

a.       Bagian secretariat

b.      Bagian keuangan

c.       Bagian equipment

d.      Bagian personalia

e.       Bagian relationship

In estimate compilation finance administration there are several factors which influenced estimate compilation finance administration among others :

1. Sale estimate
2. Unit estimate that diproduksikan
3. Various standar that was prescribed industry
4. System wage payment (salary)
5. Depreciation method
6. Alokasi method finance

In prepare and arrange estimate really hang in organisational structure from respective industry, however in the main line task prepare and arrange dapt didelegasikan estimate to :

a.       Section administration, for small enterprise. This case due to beause industri activities not too complicated, medium with scope limited, until compilation task can commended to either bagian only from industry touching. This Dibagian administration accumulated all data data and information which covered all industrial activities, good activity in field marketing, activity in field production, activity in field disbursement, though activity in field personalia. With data provision and that information augmented with data and information from outside industry (ekstern), administration bagian hoped abler arrange estimate from other bagian-bagian in industry.

b.      Estimate committee, for industry that is large. This case due to karena industrial activities that is enough complex, various, with scope that is sufficiently large, until administration bagian could not and can no longer afford arrange own estimate without actively partisipasi other bagian-bagian in industry. By the karena task arrange estimate need to involving all element which represents all bagian that had in industry , that sit down in estimate committee . This Tim estimate compiler normally is led by one of industry leadership with members which represents marketing bagian, production bagian, expenditure bagian and personalia bagian.

Before disyahkan by industry highest leadership, still make possible on the other hand to be held him pembahasan-pembahasan between industry highest leadership with party that diserahi task arrange that estimate plan.

After legal by industry highest leadership, so that estimate plan has become estimate that defenitif , that would make as staff manual , as pengkoordinasian tool work and as monitoring equipment. When compilation task estimate and estimate that defenitif has been completed, so estimate committee not dissolve, unless periodically still need to hold consultative 's meetings use debate that budget implementation from time to time, to increase work same and coordination, and hold revisi-revisi on estimate that was compiled when certainly felt have to be.

According To Mulyadi (2003: 502) in compilation organization there was three main party that snarling in estimate compilation :

v  Committee estimate

Are made up :

·         Major Direktur , as chief cum komite member

·         Direktur marketing , as member

·         Direktur production , as member

·         Direktur keuangan and administration , as member

·         Manajer departemen finances , as sekretaris committee

·         Departemen estimate

There is estimate finance use sale and estimate finance administration and announce specifically useful yaitu as policy to order cast estimate. This case due to karena sebagian from sale subsidy and finance administration and announce that need cast production.

Estimate example Biaya Penjualan and visible Administrasi following this:

Picture 2.1.

Cost Budget Sale and Administration

Elite Accessories Inc. Cost budget Sale and Administration For Year Which Ended 31 Desember 2003

Finance Sale : Finance salary of work force……………………………………$ 715.000 Finance advertisement………………………………………………… 360.000 Finance journey…………………………………………… 115.000 Total finance sale……………………………………….$ 1.190.000 Finance Administration : Finance office salary kantor…………………………………$ 360.000 Finance office officer's pay………………………………. 258.000 Finance office rent………………………………………… 34.000 Finance office equipment………………………………. 17.500 Finance others administration……………………………. 25.000 Total finance administration……………………………………. 695.000 Total finance sale and administration……………………………….$ 1.885.000