MAKALAH MANAGEMENT DAN ADMINISTRASI KOPERASI DAN ASPEK – ASPEK MANAGEMENT KOPERASI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Sekarang ini banyak lembaga keuangan di Indonesia yang mengalami kesulitan untuk menjalankan fungsinya. Hal itu di sebabkan karena kurangnya manejemen dari instansi tertentu, dalam pembuatan makalah ini penulis ingin dari lembaga-lembaga keuangan bisa lebih memanajemankan.

1.2  Rumusan Masalah

1.Apa Manajemen Koperasi.

      2.Apa fungsi dari Manajemen Koperasi.

      3.Apa Adminitrasi Koperasi.

      4.Apa Aspek-aspek Manajemen Koperasi.

1.3  Tujuan

      1.Untuk mengetahui Manajemen Koperasi.

      2.Untuk mengetahui fungsi Manajemen Koperasi.

      3.Untuk mengetahui Adminitrasi Koperasi.

      4.Untuk Mengetahui Aspek-aspek Manajemen Koperasi.

   

                                                                          BAB II

                                                                  PEMBAHASAN

2.1 Manajemen dan Administrasi Organisasi Koperasi

      

Walaupun secara kelembagaan koperasi memiliki prinsip, fungsi serta ciri-ciri yang berbeda dari bentuk-bentuk perusahaan lainnya, namun pada dasarnya koperasi tetap merupakan sebuah organisasi yang ingin mencapai tujuan-tujuan tertentu. Tujuan kopersasi adalah untuk meningkatkan kesejahteraan anggota pada khususnya, dan kesejahteraan mayarakat pada umumnya.

      

      Untuk mencapai tujuan itu, koperasi tentu perlu dikelola dengan baik. Bahkan karena tujuan-tujuan koperasi tergolong lebih mulia dibandingkan dengan tujuan bentuk-bentuk perusahaan lainnya, maka tidak dapat tidak, koperasi menuntut dilakukannya pengelolaan yang jauh lebih baik pula.

      Artikel ini bermaksud mengemukaan pokok-pokok manajemen dan administrasi organisasi koperasi.

     2.2 Manajemen Koperasi

Manajemen merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi. Sebagaimana diketahui, hakekat manajemen adalah mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pencapaian tujuan melalui tangan orang lain itu dilakukan oleh manajemen dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, yaitu fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengawasan. Hanya dengan melaksanakan fungsi-funsi manajemen itulah sebuah koperasi akan dapat mencapai tujuan-tujuan mulianya secara efektif. Berikut ini akan kita liaht bagaimana penerapan fungsi-fungsi manajemen tersebut dalam pengelolaan koperasi.

•      Fungsi Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses perumusan program beserta anggarannya, yang harus dilakukan oleh sebuah koperasi sbagai tindak lanjut dari pelaksanaan strategi yang hendak dilaksanakannya. Sebagai tindak lanjut dari strategi, maka pelaksanaan fungsi perencanaan daam sebuah koperasi harus secara konsisten mengacu pada tujuan dan misi koperasi tersebut. Dengan kata lain, perencanaan bukanlah sekadar pengungkapan keinginan, melainkan merupakan pengejawantahan dari strategi yang telah dipertimbangkan secara cermat. Selain itu, perlu diketahui pula, perencanaan juga memiliki fungsi koordinasi antara bagian dalam koperasi, serta fungsi pengendalian terhadap pelaksanaan berbagai kegiatan koperasi.

Pada dasarnya strategi adalah cara-cara yang hendak ditempuh oleh suatu organisasi dalam melaksanakan misi dan mencapai tujuannya. Karena strategi akan merupakan titik tolak bagi sebuah koperasi dalam melakukan perencanaan, maka selain harus mengacu pada tujuan dan misi koperasi itu, penentuan strategi harus mempertimbangkan secara cermat hal-hal sebagai berikut:

1. Kekuatan-kekuatan internal koperasi;

2. Kelemahan-kelemahan internal yang dimilikinya;

3. Kesempatan atau peluang bisis yang yang tersedia;

4. Hambatan atau kendala bisnis koperasi yang harus dihadapi.

    Bertolak dari analisis terhadap hal-hal diatas, barulah ditentukan strategi yang sebaiknya ditempuh untuk melaksanakan misi dan mencapai tujuan koperasi.

•      Fungsi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah pembagian tugas dan wewenang dalam koperasi diantara para pelaku yang bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana-rencana koperasi itu. Walaupun secara umum perangkat organisasi koperasi telah terbagi dengan jelas, yaitu yang meliputi kelengkapan organisasi koperasi, pengelola teknis koperasi. Dan dewan penasehat, namun dalam melaksanakan fungsi kepengurusannya pengurus koperasi memiliki kewajiban untuk menyusun organisasi kepengurusan koperasi secara lebih rinci.

•      Fungsi Pelaksanaan

Fungsi ketiga manajemen koperasi adalah fungsi pelaksanaan. Pelaksanaan adalah proses penerapan rencana-rencana koperasi oleh masing-masing fungsi atau unsure dalam organisasi koperasi.

•      Fungsi Pengawasan

Pengawasan adalah upaya yang dilakukan oleh kewenangan yang lebih tinggi, untuk mengukur tinglat kesesuaian antara rencana yang telah ditetapkan dengan hasil yang telah dicapai, atau upaya untuk memastikan bahwa kebijakkan yang telah dirumuskan telah dilaksanakan dengan semestinya oleh bawahan. Sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam UU No.25/1992, pengawasan atas pelaksanaan kegiatan usaha koperasi dilaksanakan oleh pengawas. Sedangkan kegiatan pengawasan terutama sekali dilakukan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan usaha koperasi. Dengan demikian pengawas diharapkan dapat mencegah atau mengurangi kemungkinan terjadinya penyalahgunaan wewenang serta penggunaan sumber-sumber ekonomi yang dimiliki oleh koperasi secara tidak bertanggung jawab.

Dalam melaksanakan fungsi kepengawasannya, pengawas koperasi bisa meminta bantuan tenaga ahli untuk megungkapkan terjadinya penyalagunaan wewenang dan atau penyelewengan yang dilakukan oleh pengurus koperasi. Tenaga ahli yang dimaksud disini adalah misalnya akuntan publik. Sebagaimana diketahui, akuntan publik memiliki kecakapan profesional untuk memeriksa kewajaran laporan keuangan yang disampaikan oleh pengurus.

 2.3 Administrasi Organisasi Koperasi

Administrasi organisasi Koperasi meliputi semua pencatatan yang berkaitan dengan kegiatan organisasi koperasi . Di dalam organisasi koperasi, kegiatan pencatatan antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut:

               1.Keanggotaan

2.     Kepengurusan
3.     Raat-rapat anggota dan rapar-rapat pengurus
4.     Simpanan-simpanan anggota
5.     Pengawas, dsb

Kegiatan pelaku-pelaku dalam organisasi itu harus dicatat dalam buku-buku catatan khusus. Orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan administrasi organisasi koperasi ini adalah sekretaris pengurus. Administrasi koperasi pada umumnya meliputi pengadaan buku-buku sebagai berikut:

               1.       Buku Daftar Anggota,

2.        Buku Daftar Pengurus,
3.        Buku Daftar Anggota Pengawas,
4.        Buku Notulen Rapat,
5.        Buku Simpanan Anggota.

      2.4 Administrasi Koperasi

Suatu perkumpulan dari sekelompok orang, yang mempunyai tujuan tertentu membutuhkan administrasi yang baik. Ada dua macam pengertian administrasi, pertama, administrasi berasal dari kata administratie dalam bahasa Belanda yang mencakup kegiatan tulis-menulis, surat-menyurat serta penyusunan dan penyimpanan naskah-naskah beserta pencatatan-pencatatan yang diperlukan. Yang kedua, administrasi yang berasal dari kata administration dalam bahasa Inggris, mencakup semua proses penyelenggaraan usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Penyelenggaraan administrasi yang baik mempunyai suatu tujuan yaitu efisiensi. Efisiensi di sini menggambarkan adanya perbandingan yang paling baik antara suatu usaha dengan hasil yang dicapai dari usaha tersebut. Dilihat dari hasilnya, suatu usaha dikatakan efisien bila usaha tersebut memberikan hasil yang terbaik. Sebaliknya dilihat dari segi usaha, suatu usaha dapat dikatakan efisien apabila hasil yang ditentukan dapat dicapai dengan usaha yang paling ringan.

Proses penyelenggaraan usaha bersama meliputi rangkaian perbuatan yang dapat dibagi menjadi delapan jenis yang sering disebut sebagai delapan unsur administrasi. Kedelapan unsur tersebut adalah organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, ketatausahaan dan perwakilan.

A. Sumber Keuangan dan Penggunaan Dana Koperasi

Sebagai suatu perusahaan yang bergerak di bidang ekonomi, koperasi membutuhkan modal untuk menjalankan usahanya.

Ada empat macam modal koperasi menurut penggunaannya, yaitu

1.       modal untuk organisasi

2.       modal untuk alat perlengkapan,

3.       modal kerja atau modal lancar dan

4.       modal untuk uang muka.

Untuk memenuhi kebutuhannya akan modal, koperasi memiliki beberapa sumber modal, antara lain: dari anggota, berupa simpanan pokok, simpanan wajib dan simpanan sukarela; dari Sisa Hasil Usaha dan dari luar koperasi, yang dapat berupa pinjaman dari bank maupun dari penanam modal.

B.Auditing Koperasi

Koperasi supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain harus dalam kondisi sehat, baik dari sudut organisasi maupun keuangannya. Untuk keperluan tersebut, koperasi harus menjalani pemeriksaan secara periodik. Pemeriksaan dapat dilakukan oleh pihak intern koperasi, yaitu oleh pengawas. Salah satu tugas pengawas adalah memeriksa jalannya koperasi, baik dari aspek organisasi, manajemen maupun keuangan. Pemeriksaan oleh pihak intem sering kurang objektif, karena dalam kenyataan memang sulit memeriksa diri sendiri dan mencari kesalahan sendiri. Selain itu ada kemungkinan anggota pengawas tidak mempunyai bekal pengetahuan tentang akuntansi.

Pemeriksaan yang lebih baik dapat dilakukan oleh seorang akuntan, meskipun untuk itu dibutuhkan biaya yang banyak. Di Indonesia telah dibentuk suatu badan yang disebut Koperasi Jasa Audit (KJA), yang anggotanya adalah koperasi dan bertugas mengaudit anggotanya. Selain mengaudit, KJA juga bertugas membina koperasi yang bersangkutan dan apabila diperlukan, memberi tambahan pengetahuan kepada pengurus koperasi binaannya mengenai masalah keuangan dan perkoperasian.

Unsur-unsur akuntansi yang diaudit KJA pada dasamya sama dengan yang dilakukan akuntan publik. Akan tetapi dalam praktik, tidak semua koperasi melaksanakan pembukuan dengan baik. Oleh karena itu dalam pelaksanaannya diadakan penyederhanaan, sesuai dengan situasi dan kondisi koperasi yang bersangkutan, dan selanjutnya tugas KJA adalah membina koperasi yang bersangkutan supaya dapat melaksanakan

     

2.5 Aspek- aspek Manajemen Koperasi

Sesuai dengan fungsi-fungsi yang terdapat dalam setiap perusahaan termasuk Koperasai, maka penerapan masing-masing fungsi manajemen itu memerlukan penjabaran lebih lanjut. Dalam garis besarny, fungsi-fungsi yang terdapat dalam setiap Koperasi dapat dibedakan atas dasar fungsi operasi, fungsi keuangan, fungsi pemasaran, serta fungsi administrasi dan umum.

A.    Manajemen Koperasi

Manajemen operasi adalah salah satu aspek dari manajemen koperasi yang memusatkan perhatiannya terhadap pengelolaan variable-variabel kunci yang menentukan tercapainya efisiensi dan efektifitas kegiatan utama koperasi secara optimal. Manajemen operasi dapat di bagi atas beberapa manajemen lain yang mencakup manajemen operasi, yaitu:

B.     Manajemen masukan

Yang dimaksud dengan masukan dalam hal ini adalah bahan baku yang digunakan dalam proses produksi tersebut. Sehubungan dengan bahan baku ini, maka pertama-tama pengurus koperasi harus bisa menentukan sumber pengadaan bahan baku yang paling murah dengan kualitas yang memadai.

C.     Manajemen Peralatan dan SDA

Pengurus koperasi harus menentukan secara cermat jenis alat produksi yang hendak digunakan, serta jumlah dan kualitas sumber daya manusia yang akan melaksanakan proses produksi tersebut.

D.    Manajemen Keluaran

Pengurus koperasi harus dapat menentukan secara tepat baik jumlah satuan yang akan dihasilkan yang dapat diserap oleh pasar, maupun standar kualitas tertentu sesuai dengan sasaran pasar yang ingin diraih. Selain itu, agar proses produksi ini dapat dijalankan dengan biaya serendah-rendahnya, dengan keluaran yang memenuhi standar kualitas tertentu, maka standar penyusunan produksi dam biaya merupakan kebutuhan yang mutlak sifatnya pada tahap produksi ini.

E.     Manajemen Keuangan

Pusat perhatian manajemen keuangan adalah terhadap pengelolaan berbagai aspek keuangan suatu usah. Masalah utama yang biasanya dihadapi dalam kaitannya dengan pengelolaan keuanagan ini adalah masalah menentukan berbagai kemungkianan perolehan sumber dana, yaitu yang bisa diperoleh dengan biaya relative murah, serta masalah penggunaannya untuk membiayai berbagai kegiatan sesuai dengan prioritas yang telah ditentukan.

F.      Manajemen Modal Kerja

Modal kerja diperlukan dalam menunjang kelancaran kegiatan seperti membeli bahan baku, membayar gaji pegawai, membayar utang, membayar bunga, dan kegiatan lainnya yang merupakan kegiatan rutin koperasi. Yang menjadi elemen modal kerja adalah semua aktiva lancar.

G.    Manajemen Kas

Pusat perhatian manajemen kas adalah pada tercapainya keseimbangan antara kas yang dikeluarkan (cash outflow) dengan kas yang diterima (cash inflow).

H.    Manajemen Piutang

Piutang adalah tagihan kepada pihak-pihak diluar Koperasi yang timbul karena adanya penjualan atau penyerahan jasa-jasa koperasi.. Permasalahan manajemen piutang biasanya terletak pada segi kolektibilitas atau penagihannya.

I.       Manajemen Persediaan

Persediaan adalah barang-barang yang dimiliki oleh kopersai , dengan maksud untuk dijual kembali atau diproses lebih lanjut menjadi produk baru yang mempunyai nilai ekonomis lebih tinggi. Sesuai dengan jenisnya, maka pesediaan dapat dibedakan menjadi persediaan bahan baku dan persediaan barang jadi.

J.       Manajemen Infestasi Jangka Pendek

Yang dimaksud dengan infestasi jangka pendek adalah infestasi berupa pembelian surat-surat berharga jangka pendek dengan tujuan untuk segera dijual kembali. Tindakan infestasi jangka pendek ini biasanya dilakukan untuk mendayagunakan kelebihan sementara koperasi, yaitu untuk memperoleh pendapatan tambahan. Hasil yang diperoleh dari infestasi jangka pendek ini dapat berupa pendapatan bunga, dividen, atau keuntungan selisih kurs, transaksi jual beli mata uang asing.

K.    Manajemen Pemasaran

Sebagai suatu proses, maka kegiatan pemasaran dapat dibagi atas beberapa tahap kegiatan sebagai berikut:

a. Analisis pasar,

b. Identifikasi kebutuhan konsumen,

c. Menyusun rencana pemenuhan kebutuhan konsumen,

d.Menguji rencana pemasaran dengan menempatkan produk ke pasar,

e. Evaluasi hasil-hasil pengujian rencana pemasaran.

Masalah utama pemasaran adalah mengupayakan terpenuhinya kepuasan konsumen melalui perencanaan yang cermat terhadap elemen-elemen kunci pemasaran. Elemen-elemen kunci pemasaran antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut: perencanaan produk, distribusi produk, penetapan harga jual, metode promosi, dan pelayanan purna jual.

                              

BAB III

PENUTUP

      3.1 Kesimpulan

            Dari pembahasan makalah di atas, manajemen dan fungsinya memiliki keterkaitan yang tidak bisa dipisahkan. Dan manajemen koperasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi suatu organisasi.

      3.2 Saran

            Bagi setiap organisasi manapun harus lebih mengutamakan untuk melakukan manajemen dalam suatu organisasi tertentu agar lebih optimal dalam melakukan kegiatan. Karena dengan melakukan perencanaan terlebih dahulu akan mempermudah apa yang akan kita lakukan.